Privatlivspolitik for Kreds 3

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Kreds 3 behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen – GDPR) samt den danske databeskyttelseslov.

Vi behandler personoplysninger lovligt, rimeligt og gennemsigtigt og alene til udtrykkeligt angivne og saglige formål. Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige, og opbevarer dem ikke længere end påkrævet.

1. Dataansvarlig

Kreds 3 er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

• Kontaktperson: Næstformand Dorthe Dalgaard Nielsen
• Adresse: Atlasvej 24, 7100 Vejle
• CVR-nr.: 32208002
• Telefon: 26 16 96 21
• E-mail: naestformand@dch-kreds3.dk
• Website: https://dch-kreds3.dk

2. Kategorier af personoplysninger

Medlemmer

• Navn, køn og adresse
• Telefonnummer og e-mailadresse
• Fødselsdato og indmeldelsesdato

Ledere og trænere

• Kontaktoplysninger
• Oplysninger om hverv og tillidsposter
• Bankoplysninger
• CPR-nummer
• Oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med indhentning af børneattest

3. Kilder

Personoplysninger indsamles som udgangspunkt direkte fra dig. I relevante tilfælde kan oplysninger modtages fra:

• Danmarks civile Hundeførerforening (fx klubskifte, karantæner og kursusdeltagelse)

4. Formål med behandlingen

• Administration af medlemskab og kontingent
• Planlægning, gennemførelse og dokumentation af foreningsaktiviteter
• Administration af leder- og trænerhverv
• Udbetaling af godtgørelser og refusioner
• Overholdelse af retlige forpligtelser
• Formidling af foreningens aktiviteter, herunder via hjemmeside og sociale medier

5. Behandlingsgrundlag

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), hvor relevant
• GDPR artikel 9 og 10 ved behandling af særlige kategorier af oplysninger

6. Legitime interesser

Hvor behandlingen baseres på GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, foretages der en konkret interesseafvejning. De legitime interesser omfatter bl.a.:

• Afvikling af idræts- og foreningsaktiviteter
• Håndtering af medlemsrettigheder og -forpligtelser
• Afholdelse af sociale og sportslige arrangementer
• Brug af situationsbilleder fra foreningsaktiviteter
• Videregivelse af nødvendige oplysninger til relevante organisationer

7. Samtykke

Hvor behandlingen baseres på samtykke, er dette frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af behandling, der er foretaget før tilbagetrækningen.

For børn under 15 år indhentes samtykke fra forældremyndighedsindehaver. For digitale tjenester kan børn fra 13 år selv afgive samtykke i henhold til gældende regler.

8. Videregivelse

Personoplysninger videregives kun, når det er nødvendigt, og kun til relevante modtagere, herunder:

• Idrætsorganisationer og forbund
• Offentlige myndigheder, hvor dette følger af lovgivningen

Personoplysninger videregives aldrig til markedsføringsformål uden udtrykkeligt samtykke.

9. Databehandlere

Kreds 3 anvender eksterne databehandlere til teknisk drift og administration, herunder medlems- og kommunikationssystemer.

Databehandlere behandler udelukkende personoplysninger efter vores instruks og på grundlag af indgåede databehandleraftaler.

10. Overførsel til tredjelande

Kreds 3 overfører som udgangspunkt ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

Hvis der undtagelsesvis sker overførsel via anvendte IT-systemer, sker dette på et lovligt grundlag i overensstemmelse med GDPR, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

11. Særlige kategorier af personoplysninger

Kreds 3 behandler i begrænset omfang CPR-numre og oplysninger om strafbare forhold, udelukkende når dette er nødvendigt for opfyldelse af retlige forpligtelser, herunder indhentning af børneattest.

Disse oplysninger behandles fortroligt og med skærpede tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

12. Billeder og kommunikation

Kreds 3 anvender situationsbilleder fra foreningsaktiviteter som led i formidling af foreningens arbejde.

Offentliggørelse sker på baggrund af en legitim interesse og med respekt for den enkeltes rettigheder. Ønsker du ikke at fremgå på billeder, kan du kontakte os.

13. Opbevaring og sletning

• Medlemmer: Oplysninger opbevares i op til 3 år efter udmeldelse af administrative og dokumentationsmæssige hensyn.
• Ulønnede ledere og trænere: Oplysninger opbevares i op til 2 år efter ophør af virke.

14. Dine rettigheder

• Ret til indsigt
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet
• Ret til indsigelse

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte Kreds 3. Vi besvarer henvendelser uden unødig forsinkelse.

15. Automatiske afgørelser og profilering

Kreds 3 anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

16. Klage

Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke er lovlig.

17. Ændringer

Denne privatlivspolitik opdateres løbende. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmer blive orienteret.